Raccomandata all'inquilino per la cedolare secca: fac simile e regole

Per scegliere la cedolare secca il proprietario deve prima mandare all'inquilino una raccomandata: comunica la scelta e rinuncia, per tutta la durata dell'opzione, a chiedere qualsiasi aggiornamento del canone, ISTAT compreso. Senza questa lettera l'opzione non ha effetto. Non serve se il contratto contiene già la rinuncia espressa e non vale se consegnata a mano.

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Perché la raccomandata è obbligatoria

La cedolare secca è l'imposta sostitutiva sugli affitti di abitazioni (21%, oppure 10% per alcuni contratti a canone concordato) che il proprietario può scegliere al posto dell'IRPEF. In cambio rinuncia agli aumenti del canone, e la legge vuole che l'inquilino lo sappia prima. L'art. 3, comma 11, del D.Lgs. 23/2011 stabilisce che «l'opzione non ha effetto se di essa il locatore non ha dato preventiva comunicazione al conduttore con lettera raccomandata, con la quale rinuncia ad esercitare la facoltà di chiedere l'aggiornamento del canone a qualsiasi titolo». Nel linguaggio dei contratti il locatore è il proprietario e il conduttore l'inquilino. La norma è inderogabile: un accordo tra le parti non la può superare.

Il provvedimento dell'Agenzia delle Entrate del 07/04/2011 ribadisce che la comunicazione va fatta «a pena dell'inefficacia dell'opzione». Per l'inquilino la lettera ha due effetti pratici: per tutta la durata dell'opzione non riceverà richieste di aumento, ISTAT compreso, e non dovrà pagare la sua parte dell'imposta di registro, che la cedolare sostituisce insieme all'imposta di bollo (circolare 26/E/2011).

Cosa deve contenere

La circolare 26/E/2011 indica il contenuto: la scelta del regime della cedolare e la conseguente rinuncia, per la durata dell'opzione, «ad esercitare la facoltà di chiedere l'aggiornamento del canone a qualsiasi titolo». Il fac simile usa la stessa formula e aggiunge:

• i riferimenti del contratto: parti, immobile, data ed eventuale registrazione;
• da quando vale l'opzione: dalla registrazione del contratto o da un'annualità successiva, cioè da un successivo anno di contratto;
• l'informazione che l'inquilino non deve più la sua quota del registro;
• la firma del proprietario.

Con più inquilini la scelta va comunicata a ciascuno (circolare 26/E/2011): prepara una lettera per ogni inquilino e spediscile separatamente. Con più proprietari, secondo la stessa circolare, se anche uno solo sceglie la cedolare la rinuncia agli aggiornamenti vale anche per gli altri comproprietari, perché il canone è unico. Conviene quindi che la lettera la firmino tutti. Se non tutti scelgono la cedolare, registro e bollo restano dovuti, in tutto o in parte: togli dalla lettera la frase sul registro.

Quando spedirla

La raccomandata deve partire prima della scelta. Per la circolare 26/E/2011 va inviata «prima di procedere alla registrazione del contratto ovvero prima del termine di versamento dell'imposta di registro per le annualità successive».

• Contratto nuovo: va registrato entro 30 giorni dalla firma, o dalla decorrenza se anteriore, con il modello RLI, dove si sceglie la cedolare. Spedisci la raccomandata prima di presentarlo; i passaggi sono nella guida sulla registrazione del contratto di affitto online.
• Contratto in corso: l'opzione per un'annualità successiva si esprime con il modello RLI entro 30 giorni dall'inizio dell'annualità. La raccomandata va spedita prima. Registro e bollo già pagati non vengono rimborsati.
• Proroga: l'opzione va confermata nella comunicazione di proroga, entro 30 giorni, come spiega la guida sulla proroga del contratto di affitto. Confermando l'opzione rinunci agli aggiornamenti anche per il periodo di proroga (circolare 26/E/2011). Se il contratto contiene già la rinuncia non serve alcuna raccomandata (risoluzione 115/E/2017); se non la contiene, la scelta prudente è spedirne una nuova prima di confermare l'opzione.

Non serve ripeterla ogni anno: la comunicazione inviata quando scegli la cedolare vale per tutta la durata residua del contratto, o fino alla revoca (circolare 20/E/2012). Se un giorno revochi l'opzione, per la stessa circolare è opportuno avvisare l'inquilino: dopo la revoca puoi tornare a chiedere gli aggiornamenti, con i limiti spiegati nella guida sull'aggiornamento ISTAT con la cedolare secca.

Quando non serve

• Se il contratto contiene già la rinuncia espressa ad aggiornare il canone «a qualsiasi titolo» (circolare 20/E/2012 e scheda dell'Agenzia delle Entrate). Per un contratto nuovo è la soluzione più semplice: inserisci la clausola e la raccomandata non serve.
• Se la locazione dura meno di 30 giorni complessivi nell'anno: sono contratti che non vanno registrati.

Raccomandata, PEC o consegna a mano

La legge chiede una «lettera raccomandata». L'avviso di ricevimento (A/R) non è prescritto, ma conviene, perché prova che la lettera è arrivata. Non vale la raccomandata consegnata a mano, nemmeno con una ricevuta firmata dall'inquilino (circolare 26/E/2011).

Sulla PEC, la posta elettronica certificata, l'Agenzia delle Entrate non ha dato indicazioni per questa comunicazione. Per legge l'invio con PEC equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per posta (art. 48 del D.Lgs. 82/2005) e l'Agenzia per l'Italia digitale (AgID) precisa che un messaggio da PEC a PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata A/R. L'art. 48 è in vigore, ma il D.Lgs. 217/2017 ne prevede l'abrogazione quando sarà adottato un decreto di adeguamento alle regole europee. Se l'inquilino ha una casella PEC puoi usarla, ma la raccomandata postale resta la scelta più sicura: è quella indicata dalla norma e dall'Agenzia, e un errore costa l'opzione.

Le circolari non sono legge, come ricorda la Cassazione (sentenza 12395/2024), ma sono le regole che l'Agenzia applica nei controlli: seguirle riduce il rischio di contestazioni.

Se la raccomandata non è partita

Senza raccomandata, e senza rinuncia nel contratto, l'opzione non ha effetto: il canone resta nel regime ordinario, con IRPEF e addizionali, e registro e bollo restano dovuti. L'Agenzia delle Entrate esclude anche che l'invio tardivo si possa sanare con la remissione in bonis, la procedura che consente di regolarizzare in ritardo alcuni adempimenti formali: per la circolare 47/E/2012 riguarda solo le comunicazioni dovute al Fisco, non quelle all'inquilino.

Per il futuro puoi rimediare: spedisci la raccomandata e scegli la cedolare da un'annualità successiva, entro 30 giorni dal suo inizio. Come sistemare gli anni già trascorsi, le fonti ufficiali non lo dicono: dipende da come hai registrato il contratto e dichiarato i canoni. Diverso è il caso in cui la raccomandata è partita, ma poi l'aumento ISTAT è stato applicato per errore: nessun testo ufficiale collega l'errore alla perdita della cedolare e la conseguenza indicata dall'Agenzia è la restituzione degli aumenti incassati, anche se alcuni commentatori segnalano il rischio di contestazioni.

Fac simile della raccomandata per la cedolare secca

Compila i campi e la lettera si aggiorna mentre scrivi. La frase della rinuncia riprende le parole dell'art. 3, comma 11, del D.Lgs. 23/2011: non accorciarla.

Come compilarla e inviarla

1. Da quando vale l'opzione: scrivi «dalla registrazione del contratto» per un contratto nuovo, oppure «dall'annualità che inizia il …» con la data di inizio dell'anno di contratto.
2. Una lettera per ogni inquilino, ciascuna con il suo nome e il suo indirizzo. Se l'inquilino non abita ancora nell'immobile, usa l'indirizzo dove riceve la posta.
3. Firma la lettera; con più proprietari, firmate tutti.
4. Spedisci la raccomandata A/R prima del modello RLI e conserva con il contratto la ricevuta di spedizione, l'avviso di ricevimento e una copia della lettera: la data di spedizione deve risultare anteriore alla scelta.
5. Esprimi l'opzione con il modello RLI: alla registrazione oppure entro 30 giorni dall'inizio dell'annualità da cui parte la cedolare.

Dopo l'invio, per tutta la durata dell'opzione non chiedere aumenti del canone, nemmeno se l'inquilino è d'accordo. La cedolare si paga con il modello F24, con saldo e acconti; nel primo anno di opzione in genere non si versa acconto. Il confronto con l'IRPEF e le regole su acconti e revoca sono nella guida su quando conviene la cedolare secca; le altre imposte sull'affitto sono nella sezione Tasse sull'affitto.